Beste Online-Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen

Wichtige Funktionen für die Buchhaltung kleiner Unternehmen

Als Besitzer oder Betreiber eines Kleinunternehmens kannst du dich darauf verlassen, dass eine geeignete Online-Buchhaltungssoftware den Überblick über deine Finanzen vereinfacht und deine Buchhaltungsaufgaben rationalisiert. Um die beste Wahl für dein Unternehmen zu treffen, solltest du die folgenden Schlüsselmerkmale berücksichtigen:

Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben

Erfasst deine Einnahmen aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Verkäufen, Dienstleistungen und Investitionen.
Kategorisiert deine Ausgaben nach Geschäftstätigkeit, Kostenart und Steuerstatus.
Verfolgt deine Belege und Anhänge, um deine Buchungen zu belegen.

Bankabstimmung

Importiert deine Banktransaktionen und stimmt sie automatisch mit deinen Buchungen ab.
Identifiziert nicht übereinstimmende Transaktionen und hilft dir, Fehler und Betrug zu erkennen.
Ermöglicht dir, deine Bankkonten zu verwalten und Transaktionen direkt von der Buchhaltungssoftware aus durchzuführen.

Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Erstellt und sendet professionelle Rechnungen an deine Kunden.
Verfolgt den Status deiner Rechnungen und sendet automatische Mahnungen.
Integriert sich mit Zahlungsabwicklungsdiensten, um die Annahme von Online-Zahlungen zu ermöglichen.

Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz

Generiert Gewinn- und Verlustrechnungen, die deine Einnahmen, Ausgaben und den Nettogewinn zeigen.
Erstellt Bilanzen, die dein Vermögen, deine Verbindlichkeiten und dein Eigenkapital aufzeigen.
Bietet Finanzkennzahlen und -analysen, die dir helfen, die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu überwachen.

Steuervorschriften

Unterstützt die Berechnung und Einreichung deiner Umsatzsteuer.
Generiert Steuerformulare und -berichte.
Integriert sich mit Steuersoftware, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.

Kosten und Preisgestaltung der Online-Buchhaltungssoftware

Die Kosten und Preisgestaltung der Online-Buchhaltungssoftware variieren je nach Anbieter und dem Funktionsumfang, den du benötigst. Daher ist es wichtig, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

Paketoptionen

Viele Anbieter bieten Pakete mit unterschiedlichen Funktionsstufen an. Die Basispakete sind in der Regel günstiger und eignen sich für Unternehmen mit einfachen Buchhaltungsanforderungen. Unternehmen mit komplexeren Anforderungen benötigen möglicherweise ein höheres Paket mit erweiterten Funktionen.

Nutzeranzahl

Die Kosten können auch von der Anzahl der Nutzer abhängen, die Zugriff auf die Software benötigen. Einige Anbieter bieten zusätzliche Gebühren für jeden zusätzlichen Nutzer an.

Transaktionsgebühren

Manche Anbieter erheben außerdem Transaktionsgebühren für bestimmte Aktionen, wie z. B. das Senden von Rechnungen oder das Verarbeiten von Zahlungen. Diese Gebühren können sich im Laufe der Zeit summieren, insbesondere bei Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.

Vertragsdauer

Manche Anbieter bieten Rabatte für langfristige Verträge an. Wenn du die Software für mehrere Jahre abonnierst, kannst du möglicherweise Geld sparen.

Sonderfunktionen

Zusätzliche Funktionen, wie z. B. Bestandsverwaltung oder Lohnabrechnung, können mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Auswahl der richtigen Preisgestaltung

Um die beste Preisgestaltung für dein Unternehmen zu wählen, solltest du die folgenden Schritte unternehmen:

Bestimme deine Buchhaltungsanforderungen: Überlege, welche Funktionen für dein Unternehmen unerlässlich sind und welche zwar nützlich wären, aber nicht unbedingt erforderlich sind.
Erstelle ein Budget: Lege ein realistisches Budget für deine Buchhaltungssoftware fest.
Vergleiche Anbieter: Recherchiere und vergleiche die Angebote verschiedener Anbieter. Achte dabei auf die verschiedenen Pakete, Funktionen und Kostenstrukturen.
Fordere Testversionen an: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen ihrer Software an. Dies gibt dir die Möglichkeit, sie auszuprobieren und zu sehen, ob sie für deine Anforderungen geeignet ist, bevor du dich für ein Abonnement entscheidest.

Benutzerfreundliche Oberfläche und Navigation

Eine übersichtliche Benutzeroberfläche und eine intuitive Navigation sind entscheidend für eine reibungslose Buchhaltungserfahrung. Wenn du dich durch die Software kämpfen musst, kann dies deinen Workflow behindern und zu Fehlern führen.

Fragen, die du dir stellen solltest:

Ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und einfach zu verstehen?
Kannst du leicht auf die Funktionen zugreifen, die du benötigst?
Sind die Menüs und Schaltflächen selbsterklärend?
Ermöglicht die Software eine einfache Dateneingabe und Navigation?

Zu berücksichtigende Funktionen:

Drag-and-drop-Funktionen: Ziehe Transaktionen und Daten mit Leichtigkeit, um sie zu kategorisieren und zu bearbeiten.
Blitzsuche: Finde schnell die benötigten Informationen mit einer leistungsstarken Suchfunktion.
Anpassbare Dashboards: Erstelle personalisierte Dashboards, die die für dich wichtigsten Metriken und Daten anzeigen.
Intuitive Navigation: Erkunde die Software mühelos mit einer leicht verständlichen Navigationsstruktur.
Kontextsensitive Hilfe: Erhalte sofortige Unterstützung und Anleitungen zu spezifischen Funktionen und Vorgängen.

Beispielsweise bietet FreshBooks eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einem einfachen Dashboard und übersichtlichen Menüs. Xero zeichnet sich durch seine intuitive Navigation und anpassbaren Dashboards aus, die es dir ermöglichen, deine Buchhaltung nach deinen Bedürfnissen zu gestalten.

Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

Die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Eine erstklassige Online-Buchhaltungssoftware vereinfacht und automatisiert diesen Prozess, sodass du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Professionelle Rechnungsstellung

Erstelle professionell gestaltete Rechnungen, die dein Markenimage stärken.
Passe Rechnungsvorlagen an, um sie an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.
Sende Rechnungen einfach per E-Mail oder über das Kundenportal.

Einfache Zahlungsverarbeitung

Biete deinen Kunden verschiedene Zahlungsoptionen an, darunter Kreditkarten, PayPal und Banküberweisungen.
Verknüpfe dein Bankkonto, um Zahlungen automatisch abgleichen und aufzeichnen zu lassen.
Verfolge Zahlungsversprechen, Mahnungen und automatisch generierte Quittungen.

Automatisierung des Rechnungsworkflows

Automatisierte Erinnerungen überfälliger Rechnungen, um die Zahlungseinzüge zu beschleunigen.
Wiederkehrende Rechnungen für laufende Abonnements oder Dienstleistungen.
Online-Zahlungsportale für Kunden, um Rechnungen direkt zu begleichen.

Vorteile

Verbesserter Cashflow durch schnellere Zahlungen.
Reduzierte Betriebskosten durch Automatisierung.
Gesteigerte Kundenzufriedenheit durch professionelle und effiziente Rechnungsstellung.

Berichterstattung und Analyse

Als Kleinunternehmer/-in benötigst du aussagekräftige Berichte und Analysen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund ist die Berichtsfunktion deiner Online-Buchhaltungssoftware von entscheidender Bedeutung.

Finanzberichte erstellen

Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht dir, wichtige Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung zu erstellen. Diese Berichte geben dir einen Überblick über die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens und helfen dir, Trends und Ausreißer zu identifizieren.

Benutzerdefinierte Berichte erstellen

Neben Standardberichten bieten einige Buchhaltungssoftware auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. So kannst du Berichte erstellen, die genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sind, z. B. Berichte zur Kostenaufteilung oder Kundenprofitabilität.

Analysetools nutzen

Viele Buchhaltungssoftware bieten Analysetools, mit denen du Daten visualisieren und Trends analysieren kannst. So kannst du z. B. die Rentabilität verschiedener Produkte oder Dienstleistungen vergleichen oder die Auswirkungen von Marketingkampagnen auf deinen Umsatz ermitteln.

Daten exportieren und teilen

Es ist wichtig, dass deine Buchhaltungssoftware es dir ermöglicht, Berichte und Daten zu exportieren, damit du sie mit deinem Steuerberater, Kreditgebern oder anderen Beteiligten teilen kannst.

Relevante Features zu berücksichtigen

Erstellung von Standardfinanzberichten (GuV, Bilanz, Kapitalflussrechnung)
Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte
Analysetools zur Visualisierung und Analyse von Daten
Exportoptionen für Berichte und Daten
Integration mit Business-Intelligence-Tools wie Power BI oder Google Analytics

Mobiler Zugriff und Cloud-Speicherung

Im heutigen digitalen Zeitalter ist es unerlässlich, rund um die Uhr und von überall aus auf deine Buchhaltungsunterlagen zugreifen zu können. Die beste Online-Buchhaltungssoftware bietet dir diese Flexibilität mit mobiler Zugriff und Cloud-Speicherung.

Vorteile des mobilen Zugriffs

Sofortiger Zugriff auf Echtzeitdaten: Überprüfe den Saldo, erstelle Rechnungen und genehmige Zahlungen jederzeit und überall.
Verbesserte Produktivität: Bearbeite Transaktionen, während du unterwegs bist, und vermeide Verzögerungen.
Vereinfachte Zusammenarbeit: Teile Rechnungen und Berichte mit Kollegen und Kunden in Echtzeit.

Cloud-Speicherung für Seelenfrieden

Cloud-Speicherung schützt deine Buchhaltungsdaten sicher online. Dies bietet dir:

Datensicherheit: Deine Daten werden sicher auf entfernten Servern gespeichert und vor Datenverlust und Cyberangriffen geschützt.
Automatische Backups: Regelmäßige Backups stellen sicher, dass deine Daten auch bei Hardwarefehlern oder Softwareproblemen geschützt sind.
Freigabe und Zusammenarbeit: Teile deine Buchhaltungsunterlagen einfach mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder anderen Berechtigten.

Funktionen für den mobilen Zugriff und die Cloud-Speicherung

Achte beim Vergleich verschiedener Online-Buchhaltungssoftware auf folgende Funktionen:

Mobile App: Suche nach einer Software mit einer dedizierten mobilen App für iOS und Android.
Synchronisierung in Echtzeit: Sicherstelle, dass Änderungen, die du auf deinem Mobilgerät vornimmst, sofort in die Cloud-Version übertragen werden.
Offline-Modus: Erkundige dich, ob die mobile App im Offline-Modus funktioniert, damit du auch ohne Internetverbindung auf deine Daten zugreifen kannst.
Cloud-basierte Speicherung: Wähle einen Anbieter mit zuverlässigen Cloud-Servern und Datensicherheitsmaßnahmen.
Dateifreigabe: Überprüfe, ob du Dateien wie Rechnungen, Belege und Berichte einfach per E-Mail oder Cloud-Speicherdiensten freigeben kannst.

Kundensupport und Weiterbildung

Als Kleinunternehmer hast du nicht immer die Zeit oder die Ressourcen, dich tief in deine Buchhaltungssoftware einzuarbeiten. Deshalb ist es wichtig, eine Software zu wählen, die hervorragenden Kundensupport bietet.

Online-Support und Ressourcen

Suche nach Software, die eine Reihe von Online-Supportkanälen anbietet, wie z. B.:

Live-Chat: Ermöglicht dir, in Echtzeit auf Hilfe zuzugreifen.
Telefonische Unterstützung: Bietet sofortige Lösungen für dringende Probleme.
E-Mail-Support: Ermöglicht dir, detaillierte Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten.
Wissensdatenbanken: Umfassende Ressourcen, die Anleitungen, FAQs und Problemlösungen enthalten.

Weiterbildungsressourcen

Zusätzlich zum Kundensupport ist es von Vorteil, wenn deine Buchhaltungssoftware umfangreiche Weiterbildungsressourcen bietet, wie z. B.:

Webinare und Kurse: Interaktive Veranstaltungen, die dich mit den Funktionen der Software vertraut machen.
Tutorials und Videos: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die dich durch die Verwendung der Software führen.
Zertifizierungsprogramme: Formale Schulungen, die dein Wissen und deine Fähigkeiten nachweisen.

Vorab recherchieren

Bevor du dich für eine Online-Buchhaltungssoftware entscheidest, recherchiere den angebotenen Kundensupport und die Weiterbildungsressourcen gründlich.

Lies Kundenbewertungen: Erfahre aus erster Hand, wie andere Benutzer den Kundensupport und die Weiterbildungsmöglichkeiten erlebt haben.
Kontaktiere den Anbieter: Wende dich direkt an potenzielle Anbieter und stelle Fragen zu ihrem Support und ihren Weiterbildungsangeboten.
Nutze Probeversionen: Melde dich für kostenlose Testversionen an, um den Kundensupport und die Weiterbildungsressourcen selbst zu testen.

Datenschutz und Sicherheit

Deine finanziellen Daten sind vertraulich, und du musst sicherstellen, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Achte bei der Auswahl einer Online-Buchhaltungssoftware auf folgende Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen:

Datenschutzkonformität

GDPR-Compliance: Die Software muss die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) der Europäischen Union einhalten, die strenge Datenschutzvorschriften festlegt.
US-Datenschutzgesetz: Die Software sollte auch die Datenschutzgesetze der Vereinigten Staaten, wie z. B. den Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) und den California Consumer Privacy Act (CCPA), einhalten.

Datensicherheit

SSL-Verschlüsselung: Die Kommunikation zwischen dir und der Software sollte mit Secure Socket Layer (SSL) verschlüsselt werden, um Daten vor Abfangen zu schützen.
2-Faktor-Authentifizierung: Diese Funktion erfordert, dass du neben deinem Passwort einen zweiten Verifizierungsfaktor eingibst, z. B. einen Code, der an dein Smartphone gesendet wird.
Zugriffskontrolle: Verwalte, wer auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen kann und auf welche Weise. Weisen zu unterschiedlichen Benutzerrollen unterschiedliche Berechtigungsstufen zu.
Datensicherung: Die Software sollte regelmäßige Backups deiner Daten erstellen, falls ein Datenverlust auftritt. Diese Backups sollten an einem separaten, sicheren Ort gespeichert werden.

Vermeidung von Betrug

Betrugserkennung: Die Software sollte über integrierte Funktionen zur Betrugserkennung verfügen, wie z. B. die Identifizierung ungewöhnlicher Aktivitäten oder Ausgabengewohnheiten.
Integration mit Zahlungsabwicklern: Wähle eine Software, die sich in sichere Zahlungsabwickler integrieren lässt, um Betrug bei Transaktionen zu verhindern.

Indem du diese Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen beachtest, kannst du sicherstellen, dass deine finanziellen Daten geschützt und deine Privatsphäre gewahrt bleibt.