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LinkedIn-E-Mail-Etikette: Wesentliche Regeln für den professionellen Schriftverkehr

Formale Anrede verwenden

Beginne deine E-Mail immer mit einer formalen Anrede, z. B. "Sehr geehrte/r [Name des Empfängers]". Verwende den vollständigen Namen der Person und vermeide Spitznamen oder informelle Begrüßungen.

Professioneller Tonfall aufrechterhalten

Deine E-Mail sollte einen professionellen Tonfall haben, auch wenn du dich an jemanden wendest, den du gut kennst. Vermeide Slang, Umgangssprache oder übermäßig lässige Ausdrücke.

Konzentriere dich auf die relevanten Informationen

Halte deine E-Mails prägnant und konzentriere dich auf die wichtigsten Informationen. Gehe nicht ins Detail, es sei denn, es ist für den Empfänger unerlässlich.

Überprüfe Rechtschreibung und Grammatik

Überprüfe deine E-Mails sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, bevor du sie sendest. Rechtschreib- oder Grammatikfehler können deine Professionalität beeinträchtigen.

Sei respektvoll

Denke daran, dass der Empfänger ein Mensch ist. Behandle ihn mit Respekt, auch wenn du mit seiner Meinung nicht übereinstimmst. Vermeide beleidigende oder abwertende Sprache.

Achte auf den Zeitpunkt

Überlege, wann du deine E-Mail sendest. Vermeide es, E-Mails zu ungewöhnlichen Zeiten, wie z. B. spät in der Nacht oder am frühen Morgen, zu versenden, es sei denn, es ist dringend.

Halte dich an Datenschutzbestimmungen

LinkedIn ist eine professionelle Plattform. Beteilige dich nicht an Spamming oder unerwünschten Mitteilungen. Halte dich an die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von LinkedIn.

Anrede und Betreffzeile: Den ersten Eindruck optimal gestalten

Die Anrede und Betreffzeile sind das Tor zu deiner LinkedIn-E-Mail. Sie vermitteln einen ersten Eindruck von dir und deinem Anliegen und entscheiden darüber, ob deine E-Mail geöffnet und gelesen wird. Hier sind einige Tipps, um eine effektive Anrede und Betreffzeile zu erstellen:

Anrede

• Personalisieren: Nutze den Namen des Empfängers. Vermeide allgemeine Anreden wie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Hallo". Nutze stattdessen Informationen aus dem LinkedIn-Profil des Empfängers, z. B. seinen Namen, seine Berufsbezeichnung oder seinen Standort.
• Professionell: Verwende eine höfliche und respektvolle Anrede. Vermeide zu vertrauliche oder umgangssprachliche Anreden wie "Hey" oder "Yo".
• Beziehung berücksichtigen: Passe die Anrede an die Beziehung zum Empfänger an. Wenn ihr euch bereits kennt, kannst du eine etwas informellere Anrede verwenden. Bei einem Erstkontakt ist eine förmlichere Anrede angebracht.

Betreffzeile

• Klar und prägnant: Fasse das Thema deiner E-Mail in einer aussagekräftigen Betreffzeile zusammen. Halte dich dabei kurz und auf den Punkt.
• Neugier wecken: Verwende eine Betreffzeile, die die Neugier des Empfängers weckt. Verwende Schlüsselwörter, die seine Interessen ansprechen, und vermeide es, allgemein und langweilig zu klingen.
• Personalisieren: Personalisierte Betreffzeilen sorgen für höhere Öffnungsraten. Beziehe dich auf den Namen des Empfängers, sein Unternehmen oder seine Interessen.

Beispiele für effektive Anreden und Betreffzeilen:

• Anrede: Lieber Herr Müller,

• Betreffzeile: Einladung zum LinkedIn-Networking-Event am 15. März

• Anrede: Liebe Frau Schmidt,

• Betreffzeile: Ihr Beitrag zu modernen Marketingstrategien hat mich beeindruckt

• Anrede: Hallo John,

• Betreffzeile: Möglichkeit, dein LinkedIn-Profil zu optimieren und in den Suchergebnissen zu verbessern

Personalisierung und Personalisierung: E-Mails auf den Empfänger zuschneiden

In der heutigen digitalen Business-Landschaft ist es unerlässlich, E-Mails zu personalisieren, um sich von der Masse abzuheben und eine stärkere Wirkung zu erzielen. Bei LinkedIn-E-Mails ist die Personalisierung besonders wichtig, da sie es dir ermöglicht, dich von anderen Nachrichten abzuheben, die der Empfänger möglicherweise erhält.

Beantworte diese Fragen

• Woher kennst du den Empfänger?
  Überlege, ob du ihn persönlich getroffen hast, mit ihm auf LinkedIn verbunden bist oder gemeinsame Kontakte hast. Diese Informationen können dir helfen, den Ton für deine E-Mail festzulegen und anzupassen.

• Was sind die Interessen und Fachgebiete des Empfängers?
  Besuche sein/ihr LinkedIn-Profil, um Einblicke in seine/ihre beruflichen Erfahrungen, Fähigkeiten und Interessen zu erhalten. Dies kann dir wertvolle Hinweise für die Anpassung deiner Nachricht liefern.

• Welcher ist das Ziel deiner E-Mail?
  Bist du an einer Zusammenarbeit interessiert, möchtest du ein Treffen vereinbaren oder einfach nur eine Verbindung herstellen? Behalte dein Ziel vor Augen, wenn du deine E-Mail personalisierst, und passe sie so an, dass sie diesem Ziel entspricht.

Nutze personalisierte Ansätze

• Verwende den Namen des Empfängers:
  Sprich den Empfänger mit seinem/ihrem Namen an, anstatt mit einer allgemeinen Anrede wie "Sehr geehrte/r [Nachname]". Dies zeigt, dass du dir Gedanken über deine Nachricht gemacht hast und dass du den Empfänger respektierst.

• Beziehe dich auf gemeinsame Verbindungen oder Erfahrungen:
  Wenn du gemeinsame Kontakte oder Erfahrungen hast, erwähne diese kurz in deiner E-Mail. Dies wird eine persönliche Note hinzufügen und dem Empfänger zeigen, dass du ihn/sie respektierst.

• Passe den Inhalt deiner E-Mail an:
  Beziehe dich auf die Interessen, Fachgebiete oder das aktuelle Projekt des Empfängers. Dies zeigt, dass du dir Mühe gegeben hast, eine maßgeschneiderte Nachricht zu erstellen, die für ihn/sie relevant ist.

• Schlage ein persönliches Treffen vor:
  Wenn du an einem persönlichen Treffen interessiert bist, schlage dies direkt in deiner E-Mail vor. Gib den Empfänger einige Optionen für Zeit und Ort und zeige dich flexibel.

• Füge einen personalisierten Link hinzu:
  Wenn relevant, füge einen Link zu einem Artikel, einer Ressource oder einer Website hinzu, die für den Empfänger von Interesse sein könnte. Dies ist eine großartige Möglichkeit, deine Wertschätzung zu zeigen und einen zusätzlichen Wert zu liefern.

Durch die Personalisierung deiner LinkedIn-E-Mails kannst du eine stärkere Verbindung zum Empfänger aufbauen, die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöhen und deine beruflichen Ziele effektiver erreichen.

Tonfall und Sprache: Professionellen Schriftverkehr pflegen

Die richtige Tonlage

Die Wahl des richtigen Tonfalls ist entscheidend für die Wirkung deiner E-Mail. Verwende eine höfliche, respektvolle und professionelle Sprache. Vermeide Sarkasmus, abwertende Bemerkungen oder unangebrachte Witze.

Klar und prägnant

Fasse dich in deinen E-Mails kurz und bündig. Verwende klare und prägnante Sätze. Beginne mit einem kurzen Gruß und gehe direkt zum Punkt. Vermeide es, deine E-Mail mit unnötigen Details oder Ausschweifungen zu füllen.

Professioneller Wortschatz

Verwende professionelle Sprache und Fachbegriffe, die für deinen Empfänger relevant sind. Vermeide Umgangssprache oder Jargon, die möglicherweise nicht verstanden werden. Wenn du bestimmte Begriffe oder Akronyme verwendest, erkläre sie kurz, um Missverständnisse zu vermeiden.

Vorsicht bei Umgangston und Ausrufen

Sei vorsichtig mit dem Gebrauch von Umgangston oder Ausrufen. Während ein gelegentliches Ausrufezeichen für Betonung sorgen kann, kann eine übermäßige Verwendung unprofessionell wirken.

Vermeidung von Stereotypen und Vorurteilen

Achte darauf, dass deine Sprache frei von Stereotypen oder Vorurteilen ist. Verwende neutrale und inklusive Sprache, die alle Menschen respektiert.

Tipp: LinkedIn-Korrektur-Tool

Nutze das LinkedIn-Korrektur-Tool, um deine E-Mails auf Grammatik, Rechtschreibung und Stil zu überprüfen. Dieses Tool hilft dir, häufige Fehler zu vermeiden und die Professionalität deiner Kommunikation zu gewährleisten.

Handlungsaufforderungen: Klare Anweisungen für die gewünschte Reaktion

Eine klare Handlungsaufforderung (CTA) ist entscheidend, um die gewünschte Reaktion auf deine LinkedIn-E-Mail zu erhalten. Hier sind einige Tipps, die dir helfen, effektive Handlungsaufforderungen zu formulieren:

Was willst du, dass der Empfänger tut?

Überlege dir genau, welche Aktion du vom Empfänger erwarten möchtest. Willst du, dass er sich für ein Webinar anmeldet, ein Dokument herunterlädt oder einen Termin vereinbart? Gib klare Anweisungen, die keine Verwirrung stiften.

Verwende präzise Sprache

Verwende prägnante und direkte Sprache. Vermeide vage Formulierungen wie "Erfahren Sie mehr" oder "Nehmen Sie Kontakt mit uns auf". Stattdessen könntest du schreiben: "Melden Sie sich hier für das Webinar an" oder "Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin".

Auffälliges Design

Hebe deine Handlungsaufforderung optisch hervor, indem du sie fett oder kursiv schreibst oder eine andere Farbe verwendest. Du kannst auch einen Button oder einen Link einfügen, der direkt zur gewünschten Aktion führt.

Bringe einen Sinn für Dringlichkeit hervor

Erzeuge einen Sinn für Dringlichkeit, indem du Fristen oder zeitlich begrenzte Angebote angibst. Dies kann den Empfänger dazu motivieren, sofort zu handeln.

Teste verschiedene CTAs

Experimentiere mit verschiedenen Handlungsaufforderungen, um herauszufinden, welche am effektivsten ist. Achte auf die Reaktionsrate und passe deinen CTA bei Bedarf an.

Follow-up-Strategien: Nachverfolgung der E-Mails und Aufrechterhaltung der Kommunikation

Die Wartezeit

Nach dem Absenden einer LinkedIn-E-Mail ist es wichtig, die angemessene Wartezeit vor einem Follow-up einzuhalten. Dies variiert je nach Dringlichkeit der Nachricht, der Tageszeit und dem Arbeitsrhythmus des Empfängers. Als Faustregel gilt, mindestens 24 Stunden zu warten, bevor du ein Follow-up sendest.

Erinnerung an die ursprüngliche E-Mail

Wenn du ein Follow-up sendest, erinnere den Empfänger kurz an die ursprüngliche E-Mail. Verweise auf das Thema, das Datum des Versands und einen kurzen Auszug aus dem Hauptteil der Nachricht. Dies wird dem Empfänger helfen, sich an das Gespräch zu erinnern und deine Anfrage erneut in den Blickpunkt zu rücken.

Alternativen Kanäle

Wenn du über LinkedIn keine Antwort erhältst, erwäge alternative Möglichkeiten, um mit dem Empfänger in Kontakt zu treten. Verwende die LinkedIn-Nachrichtenfunktion, sende eine E-Mail an eine alternative E-Mail-Adresse oder versuche es über eine andere Social-Media-Plattform wie Twitter oder Facebook.

Nachverfolgungsplan

Erstelle einen klaren Nachverfolgungsplan, der festlegt, wie oft und auf welchen Kanälen du dem Empfänger nachgehen wirst. Passe deine Strategie an die Dringlichkeit der Nachricht und die Reaktionszeit des Empfängers an.

Professionelle Sprache

Behalte bei allen Follow-ups einen professionellen Ton bei. Vermeide es, aufdringlich oder fordernd zu sein. Stattdessen formuliere deine Nachrichten höflich und respektvoll, auch wenn du enttäuscht bist, keine Antwort erhalten zu haben.

Umgang mit Nichtantworten

Nicht auf jede E-Mail wird geantwortet. Wenn du trotz sorgfältiger Follow-up-Strategien keine Antwort erhältst, musst du möglicherweise die Kommunikation abbrechen. Verwende gegebenenfalls eine höfliche Abschlussnachricht, in der du dein Interesse bekundest, zu einem späteren Zeitpunkt erneut Kontakt aufzunehmen.

LinkedIn-spezifische Funktionen: Nutzung von Profilinformationen und Gruppenmitgliedschaften

LinkedIn bietet dir einzigartige Möglichkeiten, deine E-Mails zu personalisieren und zu verbessern, indem du Informationen aus Profilen und Gruppen nutzt.

Profilinformationen nutzen

• Name und Profilbild: Verwende deinen vollständigen Namen und ein professionelles Profilbild, um Wiedererkennbarkeit und Vertrauen aufzubauen.
• ** headline:** Fasse deine Berufsbezeichnung und deine wichtigsten Qualifikationen in deiner Headline zusammen, um einen ansprechenden ersten Eindruck zu hinterlassen.
• **Gruppenmitgliedschaft: Überprüfe die Gruppenmitgliedschaften des Empfängers, um gemeinsame Interessen zu identifizieren und eine Verbindung herzustellen.
• **Berufserfahrung und Fähigkeiten: Ziehe Informationen aus dem Berufserfahrungs- und Fähigkeitenabschnitt des Empfängerprofils heran, um spezifische Kenntnisse oder Projekte zu erwähnen, die für deine Nachricht relevant sind.

Gruppenmitgliedschaften nutzen

• **Gemeinsame Gruppen: Beginne deine E-Mail, indem du dich auf die gemeinsamen Gruppen beziehst, um eine sofortige Verbindung herzustellen.
• **Gruppennachrichten: Sende Nachrichten an Gruppenmitglieder, um Diskussionen zu themenspezifischen Themen zu initiieren und Beziehungen aufzubauen.
• **Gruppenveranstaltungen: Melde dich für Gruppenveranstaltungen an und nimm teil, um dein Netzwerk zu erweitern und wertvolle Kontakte zu knüpfen.
• **Gruppen-Messaging: Nutze die Gruppen-Messaging-Funktion, um dich mit anderen Mitgliedern zu verbinden und Fragen zu stellen.

Durch die Nutzung von LinkedIn-spezifischen Funktionen kannst du deine E-Mails personalisieren, Vertrauen aufbauen und die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion erhöhen.

Umgang mit schwierigen E-Mails: Effektive Kommunikation auch in herausfordernden Situationen

Auch wenn du dich bemühst, professionelle und höfliche E-Mails zu verfassen, kann es vorkommen, dass du gelegentlich schwierige Nachrichten übermitteln oder mit unangenehmen Empfängern kommunizieren musst. Hier sind einige Strategien für den effektiven Umgang mit herausfordernden E-Mail-Situationen:

Diplomatisch und respektvoll bleiben

Auch wenn der Inhalt deiner E-Mail schwierig sein mag, ist es wichtig, diplomatisch und respektvoll zu bleiben. Vermeide es, anklagend oder konfrontativ zu klingen. Konzentriere dich stattdessen darauf, die Fakten zu präsentieren und deine Perspektive auf eine klare und sachliche Weise zu vermitteln.

Aktiv zuhören

Wenn du eine schwierige E-Mail von jemandem erhältst, nimm dir die Zeit, ihr aktiv zuzuhören. Versuche, seine Perspektive zu verstehen und erkenne seine Bedenken an. Anstatt sofort zu reagieren, kannst du in Betracht ziehen, eine kurze E-Mail zu senden, in der du dich für das Feedback bedankst und versprichst, dich bald ausführlicher zu äußern.

Grenzen setzen

Auch wenn du höflich bleiben möchtest, ist es wichtig, Grenzen zu setzen. Wenn ein Empfänger unhöflich oder unangemessen ist, lass ihn wissen, dass du solches Verhalten nicht tolerierst. Erkläre, dass du die Kommunikation nur fortsetzen wirst, wenn sie respektvoll und konstruktiv bleibt.

Klärung von Missverständnissen

Manchmal können Missverständnisse zu schwierigen E-Mail-Austauschen führen. Versuche, alle Missverständnisse zu klären, indem du den Empfänger um Klarstellung bittest oder eine Zusammenfassung des Gesprächs anbietest. Wenn nötig, kannst du auch ein persönliches Gespräch oder eine Videokonferenz vorschlagen, um das Problem ausführlicher zu besprechen.

Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen

Wenn du Schwierigkeiten hast, eine schwierige E-Mail-Situation selbst zu bewältigen, zögere nicht, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Sprich mit deinem Vorgesetzten, einem Mentor oder einem Kommunikationsberater, um Ratschläge und Unterstützung zu erhalten. Sie können dir helfen, die beste Vorgehensweise zu entwickeln und sicherzustellen, dass deine Kommunikation effektiv und professionell ist.

Fehler vermeiden: Häufige Fallstricke beim Schreiben von LinkedIn-E-Mails

Beim Verfassen professioneller LinkedIn-E-Mails gilt es einige häufige Fallstricke zu vermeiden, um einen überzeugenden und wirkungsvollen Schriftverkehr zu gewährleisten.

Nicht personalisieren

Verzichte nicht auf die Personalisierung deiner E-Mails. Eine E-Mail mit einer allgemeinen Anrede und einem generischen Text wird kaum Aufmerksamkeit erregen. Nutze stattdessen den Namen des Empfängers, beziehe dich auf seine berufliche Tätigkeit oder gemeinsame Interessen und passe die Nachricht an seine spezifischen Bedürfnisse an.

Zu förmlich sein

Während die Einhaltung der LinkedIn-E-Mail-Etikette sehr wichtig ist, meide es, zu förmlich zu werden. Verwende keine steifen Ausdrücke oder übermäßig formelle Sprache. Strebe stattdessen einen natürlichen und professionellen Ton an, der die Kommunikation ansprechender macht.

Zu viele Anweisungen geben

Überfordere den Empfänger nicht mit einer langen Liste von Anweisungen. Konzentriere dich auf eine klare Handlungsaufforderung und vermeide es, zu viel Text in die E-Mail zu packen. Erwäge, einen Link zu einem separaten Dokument oder einer Website einzubinden, wenn zusätzliche Informationen bereitgestellt werden sollen.

Fehlende Korrektur lesen

Überprüfe deine E-Mail sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Schlecht geschriebene E-Mails können unprofessionell wirken und die Glaubwürdigkeit beeinträchtigen. Nimm dir Zeit, um deine E-Mail zu korrekturlesen, bevor du sie absendest, und erwäge die Verwendung eines Grammatikprüfwerkzeugs wie Grammarly oder Hemingway Editor.

Keine Betreffzeile angeben

Vernachlässige nicht die Betreffzeile deiner E-Mail. Sie ist das erste, was der Empfänger sieht, und sie entscheidet darüber, ob er die E-Mail öffnet oder nicht. Fasse den Zweck deiner E-Mail in einer prägnanten und informativen Betreffzeile zusammen und vermeide es, vage oder irreführende Formulierungen zu verwenden.

Erfolgsindikatoren: Messung der Effektivität der LinkedIn-E-Mail-Strategie

Um den Erfolg deiner LinkedIn-E-Mail-Strategie zu messen, ist es wichtig, relevante Metriken zu verfolgen. Hier sind einige wichtige Erfolgsindikatoren:

Öffnungsraten

Die Öffnungsrate misst den Prozentsatz der Empfänger, die deine E-Mails öffnen. Dies ist ein grundlegender Indikator für die Wirksamkeit deiner Betreffzeilen und des Inhalts der Vorschau.

Klickraten

Die Klickrate misst den Prozentsatz der Personen, die auf deine Handlungsaufforderungen oder Links in der E-Mail klicken. Dies gibt Aufschluss darüber, wie ansprechend deine E-Mails sind und ob sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Anfragen und Konversionen

Die Anzahl der Anfragen oder Konversionen, die durch deine E-Mails generiert werden, ist ein wichtiger Maßstab für den Erfolg deiner Strategie. Verfolge diese Metriken, um zu beurteilen, ob deine E-Mails zu den gewünschten Zielen führen.

Engagement

Das Engagement kann anhand der Anzahl der Antworten, Reaktionen oder geteilten Beiträge gemessen werden. Ein hohes Engagement deutet darauf hin, dass deine E-Mails bei den Empfängern ankommen und eine Reaktion hervorrufen.

Bounce- und Abmelderaten

Die Bounce-Rate misst den Prozentsatz der E-Mails, die nicht zugestellt werden können, während die Abmelderate die Anzahl der Personen angibt, die sich von deiner Mailingliste abmelden. Hohe Bounce- und Abmelderaten können auf Probleme mit deiner E-Mail-Liste oder dem Inhalt deiner E-Mails hinweisen.

Tools zur Erfolgsmessung

Um deine LinkedIn-E-Mail-Strategie effektiv zu messen, kannst du verschiedene Tools nutzen:

• Sales Navigator von LinkedIn: Bietet Funktionen zur Verfolgung von E-Mail-Öffnungen, Klicks und anderen Metriken.
• Google Analytics: Kann in deine E-Mail-Kampagnen integriert werden und bietet detaillierte Analysen zu Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten.
• HubSpot: Bietet ein umfassendes CRM-System, das die Verfolgung von E-Mail-Metriken, die Lead-Verwaltung und andere Marketingfunktionen vereint.

Durch die regelmäßige Überwachung dieser Erfolgsindikatoren und die Verwendung geeigneter Tools kannst du die Wirksamkeit deiner LinkedIn-E-Mail-Strategie bewerten, Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass deine E-Mails die gewünschten Ergebnisse erzielen.